Hal Yang Perlu Dilakukan Setelah Membeli Software Akuntansi

Artikel ini ditulis untuk membantu Anda yang sedang mencoba melakukan implementasi sebuah software akuntansi di sebuah perusahaan.

Berikut hal-hal yang harus dilakukan setelah membeli sebuah software akuntansi:

1. Pemetaan kebutuhan vs software

Apabila Anda membeli software akuntansi paket yang sudah mencakup bagian operasional, maka proses selanjutnya setelah pembelian adalah proses implementasi. Proses ini berfungsi untuk memetakan proses bisnis dengan fitur software yang ada.

Setiap proses bisnis akan diterjemahkan menjadi 1 transaksi di software akuntansi. Idealnya adalah semua transaksi akan tercatat di dalam software sehingga akan mempermudah kontrol dan memperkecil faktor kesalahan input. Keberhasilan proses pemetaan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan implementasi software akuntansi di sebuah perusahaan.

2. Kompromi

Berbahagialah Anda apabila software yang dibeli memang didesain khusus untuk proses bisnis di perusahaan Anda, karena hampir bisa dipastikan pemetaannya akan berhasil 100%. Namun kondisi ideal seperti ini jarang sekali terjadi. Umumnya ada bagian proses bisnis tertentu yang tidak bisa diakomodir oleh fitur yang disediakan oleh software akuntansi Anda.

Alternatif yang Anda miliki antara lain:

1. Gunakan Software tambahan yang lain
2. Mencari jalan lain agar software akuntansi yang telah dibeli bisa tetap mengakomodir proses bisnis yang diperlukan.

Kedua alternatif ini sama-sama tidak menyenangkan. Di titik inilah Anda perlu melakukan kompromi. Memang idealnya adalah Anda mencari software yang bisa 100% mengakomodir operasional perusahaan Anda. Namun bila kondisi ideal tidak bisa diraih, tentunya Anda harus sedikit kompromi. Paling tidak masih ada sebagian besar proses yang masih bisa di-input ke dalam sistem.

3. Cut off

Apabila saat Anda membeli sebuah software akuntansi di kala perusahaan Anda baru akan jalan (belum beroperasi), maka Anda tidak perlu disibukkan dengan proses cut off. Proses Cut off ini perlu dilakukan apabila perusahaan Anda sudah berjalan.

Apa itu proses Cut off?

Proses cut off adalah proses 'Mulai dari baru'. Di proses ini kita harus menentukan 1 tanggal cut off. Semua transaksi sebelum tanggal cut off akan diabaikan dan hanya dikumpulkan sebagai saldo awal. Semua transaksi sejak tanggal cut off hingga tanggal hari ini harus diinput ke dalam sistem.

Perhatikan gambar di atas. Ada beberapa poin yang harus diperhatikan:

1. Tanggal cut off adalah tanggal yang kita tentukan untuk mulai input data ke dalam software akuntansi.
2. Tanggal Hari ini adalah tanggal yang sedang berjalan.
3. Detail Transaksi sebelum tanggal cut off akan diabaikan.
4. Akumulasi dari transaksi no:3 akan diisi sebagai saldo awal per tanggal cut off – 1.
5. Transaksi yang sudah masuk antara tanggal cut off dan hari ini harus segera diisi ke dalam software karena setiap hari, transaksi baru akan muncul terus. Semakin cepat transaksi ini selesai di-input ke dalam sistem akan semakin baik.
6. Sambil jalan, transaksi yang berjalan juga harus di-input ke dalam sistem.

Mohon diperhatikan, tidak semua software akuntansi bisa melakukan input paralel seperti ini. Ada software akuntansi tertentu yang mengharuskan saldo awal dan transaksi lampau di-input dulu. Konsultasikan masalah ini dengan vendor software Anda.

Kenali konsekuensi dari penentuan tanggal cut off ini.

• Bila tanggal cut off terlalu jauh dari tanggal hari ini
• Keuntungan: Laporan keuangan yang bisa dihasilkan lebih bisa jauh ke belakang.
• Kerugian: Perlu banyak waktu untuk input transaksi antara tanggal cut off dan tanggal hari ini, sedangkan transaksi yang sedang berjalan hari ini pun tetap harus diinput.
• Bila tanggal cut off terlalu dekat dengan tanggal hari ini:
• Keuntungan: Cepat atau tidak perlu input transaksi antara tanggal cut off dan tanggal hari ini. Hal ini membantu membebaskan waktu dan konsentrasi user hanya untuk input transaksi yang sedang berjalan saja.
• Kerugian: Anda tidak bisa melihat laporan keuangan sebelum tanggal cut off. Anda bisa melihat laporan keuangan Anda sebelum tanggal cut off di sistem yang Anda gunakan sebelumnya.

4. Periksa data yang telah diisi

Input data transaksi adalah tantangan terbesar agar software akuntansi bisa menghasilkan informasi yang berguna. Terutama bagi perusahaan yang jumlah transaksinya besar, hal ini harus benar-benar diperhatikan. 

Minta Manager akunting Anda untuk mengecek kebenaran data yang diisi untuk mengurangi celah human error atau kecurangan.

Tidak ada gunanya Anda mendapatkan laporan keuangan dari sebuah software akuntansi bila data yang diisi salah.

Selain memeriksa keakurasian data yang diisi, Anda juga perlu perhitungkan jumlah personil yang diminta untuk input data. 

Cara untuk menghitung kebutuhan user untuk input data kurang lebih sebagai berikut:

1. Hitung jumlah semua transaksi yang terjadi setiap hari.
2. Hitung berapa transaksi yang bisa di-input oleh user setiap hari.
3. Bagikan angka nomor 1 dengan nomor 2. Maka akan didapatkan jumlah user yang Anda butuhkan untuk input data.

Apabila Angka yang muncul lebih besar dari jumlah user yang Anda miliki, silahkan tambah karyawan Anda.

Namun apabila transaksi tersebut merupakan transaksi cut off, ada baiknya Anda pertimbangkan untuk outsource tenaga kerja karena beban kerja tersebut hanyalah temporer saja. Setelah transaksi cut off berhasil dimasukkan, niscaya beban kerja karyawan Anda akan jauh menurun.

Demikian tulisan mengenai hal-hal yang perlu dilakukan setelah membeli software akuntansi. Semoga bisa membantu Anda dalam membeli/mengimplementasikan sebuah software akuntansi di perusahaan Anda.

Ditulis oleh: Mas Agung Sachli (*)

(*) Penulis adalah CEO dari Imamatek Corporation, perusahaan di balik FINA Accounting Software. Beliau telah mengembangkan software akuntansi untuk pasar Indonesia sejak tahun 1998.