Persiapan Agar Software Akuntansi Berjalan Lancar

Membeli software akuntansi barulah langkah awal. Anda bisa membeli sebuah software akuntansi namun hal ini tidak menjamin informasi yang Anda inginkan bisa keluar.

Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu Anda persiapkan, agar implementasi software akuntansi di perusahaan Anda bisa berjalan dengan lancar.

Orang

Kecuali Anda yang ingin melakukannya sendiri, Anda harus memiliki tim yang membantu: Mengisi data ke dalam software, memeriksa data, dan menyajikan laporannya dalam format yang Anda butuhkan.

Tenaga yang dibutuhkan ada beberapa macam, antara lain:

• Staf admin untuk input data. Umumnya cukup dengan pendidikan setingkat SMK atau D3.
• Supervisor/Manager akunting yang berfungsi untuk mengontrol data yang telah diisi dan menyajikannya dalam bentuk yang bisa dimengerti oleh Anda.
• Staf IT adalah orang yang ahli dalam hal Hardware dan jaringan komputer. Fungsinya adalah untuk menjaga agar software akuntansi yang Anda beli bisa selalu berjalan dengan lancar.

Jumlah tenaga kerja ini bervariasi. Umumnya anggota staf admin adalah jumlahnya yang paling banyak karena harus berkembang seiring dengan pertumbuhan customer-nya.

Semua karyawan yang akan terlibat dengan software akuntansi ini, khususnya yang akan menggunakan sehari-hari, perlu dikasih pengertian. Setiap penggantian sistem, baik dari sistem manual maupun dari software yang lain, pasti akan ada perubahan. Oleh sebab itu, perlu ada persiapan mengenai hal-hal apa saja yang akan berubah dalam pengisian data.

Apabila mental user tidak dipersiapkan, tidak menutup kemungkinan software akuntansi yang sudah Anda beli tidak bisa berjalan dengan baik karena user menolak untuk input. Kalau pun digunakan, tidak akan sepenuh hati.

Sekedar informasi, dari pengalaman saya, penyebab utama software akuntansi gagal diimplementasikan di sebuah perusahaan adalah di sisi orang.

Infrastruktur

Infrastruktur apa saja yang perlu Anda persiapkan?

1. Komputer Client lengkap dengan Operating sistem-nya.

Pastikan Anda memiliki komputer yang sesuai dengan spesifikasi yang diberikan oleh software akuntansi tersebut. Bukan cuma sesuai, belilah juga komputer yang jauh di atas spesifikasi minimum yang direkomendasikan.

Dengan harga yang selalu turun, menggunakan komputer yang lawas bukanlah merupakan penghematan, justru Anda akan rugi karena akan terjadi penurunan produktivitas.

Bila Anda belum memiliki komputer, belilah segera. Pastikan operating system (OS) yang dibeli juga sesuai dengan yang dibutuhkan.

2. Komputer Server lengkap dengan Operating sistem-nya

Apabila Anda menggunakan software akuntansi yang mendukung fitur multi user dan jumlah user-nya lebih dari 5, ada baiknya Anda siapkan sebuah komputer kelas server dan OS yang mendukung Hardware tersebut.

3. LAN (Local Area Network)

Apabila Anda berencana menjalankan software akuntansi oleh lebih dari 1 user, maka Anda sudah harus memiliki kabel untuk jaringan komputer. Jaringan ini sering juga disebut dengan Local Area Network (LAN).

LAN memiliki keterbatasan jangkauan sejauh +/- 100 meter dan bisa ditambah menjadi 2 kali lipat dengan menggunakan sebuah alat khusus. Lebih jauh dari pada itu akan membuat LAN sudah tidak efektif lagi. 

Saat ini, walaupun Wifi sudah merupakan teknologi yang lumrah, umumnya Wifi hanya digunakan untuk perangkat yang bergerak. Untuk PC, masih disarankan untuk menggunakan kabel.

Data

Berbahagialah Anda apabila perusahaan Anda baru akan dimulai ketika ingin menggunakan software akuntansi karena tingkat kompleksitasnya jauh lebih rendah. Bagi perusahaan yang telah berjalan, maka ada persiapan tambahan yang harus dilengkapi agar informasi yang disajikan oleh software akunting bisa tepat.

Untuk perusahaan yang sudah berjalan, kita harus menentukan sebuah tanggal mulai. Tanggal ini sering disebut dengan tanggal Cut Off.

Sifat Tanggal Cut off adalah:

1. Merupakan awal input data transaksi ke dalam software.
2. Tidak harus sama dengan tanggal mulai menggunakan software akuntansi.
3. Umumnya dipilih tanggal awal periode (awal bulan atau awal tahun).

Setelah tanggal cut off ditentukan, maka Anda harus mengumpulkan semua data per tanggal Cut off tersebut. Data-data yang harus dikumpulkan antara lain:

1. Daftar Sales invoice yang outstanding lengkap dengan nilai dan tanggal jatuh tempo.
2. Daftar Purchase invoice outstanding lengkap dengan nilai dan tanggal jatuh tempo.
3. Daftar stock lengkap dengan saldonya per gudang (bila ada) .
4. Daftar akun lengkap dengan saldonya (bila ada).
5. Daftar aset tetap lengkap dengan nilai pembelian dan umurnya.

Akan sangat membantu apabila data tersebut bisa disimpan dalam format file spreadsheet (Excel) karena dengan format tersebut, ada software akuntansi tertentu yang bisa baca dan import datanya ke dalam software.

Waktu

Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk setup sebuah software akuntansi dari awal hingga stabil adalah antara 1 hingga 3 bulan. Satu bulan bila semua persiapan sudah Anda siapkan dengan baik, 3 bulan adalah bila persiapan Anda kurang matang namun masih tetap serius. Namun bila kompleksitas perusahaan Anda tergolong tinggi, 6 sampai 12 bulan implementasi bukanlah waktu yang mengejutkan.

Kabar buruknya adalah: sering kali implementasi software akuntansi molor hingga waktu yang tidak bisa ditentukan alias tidak pernah beres. Peran di bagian persiapan ini sangat penting sekali untuk menentukan apakah sebuah software bisa sukses diimplementasikan atau tidak.

Jadi, bila Anda ingin melihat informasi yang berguna dari software akuntansi Anda, pastikan Anda mengalokasikan waktu yang cukup serta mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik.

Perhatian

Komitmen Anda untuk keberhasilan implementasi software akuntansi sangatlah penting. Anda harus memberikan minimal perhatian yang cukup atas perkembangan software yang telah Anda beli.

Walaupun Anda mungkin tidak terlalu mengerti tentang akuntansi, ada baiknya Anda berusaha untuk memahami apa yang akan terjadi bila perusahaan Anda telah menggunakan software akuntansi.

Sering kali saya jumpai implementasi software akuntansi di sebuah perusahaan jalan di tempat dikarenakan tidak adanya perhatian dari level management. Mereka tahunya beres. Akibatnya adalah: ada banyak keputusan di tingkat users yang tidak bisa bulat, alias berubah terus. Itu sebabnya butuh perhatian yang tinggi dari management agar bola implementasi bisa tetap bergulir.

Demikian tulisan ini. Semoga bermanfaat bagi Anda yang sedang melakukan persiapan implementasi sebuah software akuntansi.

Ditulis oleh: Mas Agung Sachli (*)

(*) Penulis merupakan CEO dari Imamatek Corporation, perusahan pengembang FINA Accounting Software. Beliau sudah mengembangkan software akuntansi sejak tahun 1998.