Kamis, 09 Februari 2017

Customize Software

Pertanyaan yang paling sering saya terima saat bertemu dengan orang yang sedang mencari software akuntansi adalah: Software-nya bisa di-customize tidak?

Tulisan saya kali ini akan membahas mengenai apa untung rugi melakukan customize software serta hal-hal apa saja yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memutuskan akan customize software.

Siapa yang tidak suka merasa spesial? Sesuatu yang dikhususkan untuk Anda sendiri, disesuaikan dengan kebutuhan Anda? Tentu semua orang mau. Bila Anda sudah menikah tentu tahu. Membeli gaun pengantin yang dibuat khusus buat Anda (bila Anda adalah wanita) atau Istri Anda (bila Anda adalah pria) merupakan impian semua orang.
Gaun tersebut ukurannya disesuaikan dengan bentuk tubuh si mempelai wanita sehingga terlihat indah pada hari H-nya.

Membangun rumah juga sama. Mendesain sendiri serta memiliki rumah yang unik yang tiada duanya juga merupakan impian banyak orang.

Untuk software apa lagi. Bisnis Anda unik. SOP Anda unik. Bukankah idealnya software-nya juga harus customize?

Sebelum Anda menjawab pertanyaan tersebut, berikut hal-hal yang harus Anda ketahui sebelum Anda memutuskan untuk customize software akunting.

Tidak Murah

Customize software akuntansi (atau software secara umum) membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Untuk melakukan customize membutuhkan tenaga kerja intelek yang harganya tidak murah. Ujung-ujungnya biaya customize yang harus Anda bayar juga tidak murah.
Sekedar gambaran. Pada saat artikel ini ditulis, standard harga per mandays (satuan yang umumnya digunakan untuk menghitung harga pengerjaan software) dimulai dari 2 jutaan hingga ada yang mencapai US$800.

Mengapa Tidak Murah?

Karena tahapan pembuatan software cukup panjang yang terdiri dari beberapa tahap, yaitu:

  1. Pengumpulan requirement
  2. Pembuatan analisa/rancangan teknik
  3. Pembuatan code
  4. Testing
  5. Implementasi
Pengumpulan requirement umumnya adalah proses yang Anda lakukan saat Anda menceritakan kebutuhan Anda ke salesman. Salesman di sini bukanlah salesman sembarangan. Anda perlu berbicara dengan salesman yang mempunyai latar belakang teknis dan memahami baik produk maupun development software. Biar apa yang Anda ceritakan bukan cuma diterima bulat-bulat dan dijawab dengan "bisa" saja.
Proses ini memerlukan interaksi yang cukup lama agar ditemukan solusi yang bisa dilakukan oleh software. Karena terkadang, tidak semua yang Anda inginkan bisa diakomodir oleh software. Atau kalau pun bisa diakomodir, memerlukan usaha yang sangat besar, yang ujung-ujungnya membuat harga customize menjadi mahal.

Tahapan kedua: Analisa teknik. Bagian ini umumnya customer tidak tahu karena proses ini tidak dilakukan di hadapan customer. Membutuhkan seorang system analyst senior untuk menghasilkan sebuah rancangan teknis yang bagus & efisien. Rancangan teknis yang dilakukan oleh orang yang kurang berpengalaman akan menghasilkan software yang tidak efisien, muncul efek negatif yang tidak diharapkan yang pada ujungnya mengganggu penggunaan software akuntansi Anda.

Pembuatan kode (coding): bagian ini biasanya dikenal sebagai proses programming. Bagian ini juga sering disalah artikan sebagai satu-satunya proses customize. Kalau Anda lihat di daftar proses di atas, Anda sudah paham bahwa coding hanya merupakan bagian kecil dari proses pembuatan software.

Testing: Ini adalah bagian penting (kalau tidak mau disebut yang paling penting) dari proses development. Proses testing yang benar harus dilakukan oleh orang yang berbeda dari yang coding. Mengapa? Karena fungsi testing adalah 'menghancurkan' software yang sudah dibuat oleh programmer. Kalau testing dilakukan oleh programmer, tentunya tanpa sadar, si programmer tidak akan tega mengetest software-nya sampai ke titik ekstrim.

Apa konsekuensi dari software yang tidak di-test oleh tester profesional? Anda akan menerima software yang bermutu rendah dan Anda akan terpaksa menjadi tester. Bila Anda ingin menghindari dijadikan 'bumper' seperti itu, silakan pastikan tim yang membuat software Anda mempunyai tester yang independen.

Terakhir implementasi. Banyak orang mengira membuat software adalah 1 siklus saja. Kenyataannya justru pada saat implementasi akan ditemukan banyak masalah. Anggap saja software yang dibuat sudah bebas bug karena sudah dites dengan baik oleh Tester. Sampai di depan user, user akan mengeluh kok begini, kok begitu. Saat keluhan sudah disampaikan ke programmer, program akan diubah, di-test, balik lagi ke user dan dapat umpan balik lagi. Demikian siklus ini berputar sampai user puas. Bila user tidak puas-puas, maka proses development ini akan menjadi proyek abadi.

Siklus ini bisa dihindari apabila di awal proses, requirement sudah bisa tergali dengan baik. Namun dari pengalaman saya, sebaik apa pun requirement digali, siklus rework selalu terjadi. Pertanyaannya adalah seberapa sering rework terjadi dan seberapa besar rework yang akan dilakukan?

Apakah Perlu Customize?

Kembali lagi ke pertanyaan awal. Apakah Anda perlu customize? Saran saya, sebisa mungkin hindari untuk customize software. Kalau Anda belum siap untuk invest uang puluhan atau bahkan ratusan juta dan waktu berbulan-bulan atau tahunan, lebih baik gunakan apa yang ada saja. Tentu saja ada proses yang perlu Anda kompromikan dan dilakukan di luar software.

Kalau setelah mengetahui segala resikonya Anda masih tetap mau customize, berikut saran saya:
  1. Cari salesman yang jago yang tahu mengenai software akuntansi, berpengalaman implementasi dan mengerti konsekuensi melakukan customize. Dari mana Anda tahu dia jago atau tidak? Saat Anda menceritakan kebutuhan Anda, dia akan memberikan komentar, masukan, alternatif solusi lain. Intinya, dia tidak hanya sekedar mencatat dan bilang OK atau BISA saja.
  2. Pecah customize Anda menjadi kecil-kecil. Idealnya adalah 1 s/d 2 minggu (5-10 mandays). Semakin kecil customize, semakin kecil resiko tingkat kegagalannya. Pilih yang paling penting dulu. Sesuatu yang wajib ada. Kalau ada akan membantu banyak, kalau tidak ada, perusahaan Anda tidak bisa jalan. Dengan demikian, setiap akhir customize, Anda bisa langsung merasakan hasilnya. Setelah itu lanjut lagi ke customize tahap kedua yang sedikit tidak terlalu penting. Sampai semua keinginan customize Anda terpenuhi.
  3. Kenali tim developer-nya. Jangan malas untuk survei ke kantor calon vendor. Tanyakan bagaimana cara mereka membuat program. Sistem apa yang mereka gunakan. Kenalan dengan tester-nya. Anda akan ditunjukkan kepada hal-hal yang tidak Anda mengerti. Pura-pura saja mengerti dengan menjawab "hmmm, menarik... menarik...." sambil angguk-angguk kepala dan meletakan jari telunjuk dan jempol seperti pistol di dagu Anda.
Demikian artikel saya. Semoga bisa membantu Anda memutuskan apakah perlu customize software akuntansi Anda atau tidak.


Ditulis oleh: Mas Agung Sachli (*)

(*) Penulis adalah CEO dari  Imamatek, perusahaan di balik FINA Accounting Software. Beliau sudah mengembangkan software akuntansi sejak tahun 1998.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar