Apakah Semua Perusahaan Butuh Software Akuntansi?

Delapan belas tahun yang lalu saat saya memutuskan untuk berhenti bekerja dan memulai bisnis baru, yaitu membangun perusahaan software yang mengembangkan software akuntansi, saya percaya bahwa semua perusahaan WAJIB menggunakan software akuntansi.

Apakah kepercayaan itu masih tetap sama?

Tulisan ini akan membahas beberapa argumentasi mengenai hal itu.

Perusahaan di Indonesia mempunyai ukuran perusahaan yang sangat besar perbedaannya. Satu orang wirausahawan yang membuka toko sudah bisa disebut sebagai perusahaan.
Supaya kita bisa memiliki definisi yang sama, mari kita mengacu ke UU No.20 tahun 2008 yang membahas mengenai UMKM.

1. Usaha Mikro memiliki aset bersih maksimal 50 juta atau penjualan maksimal 300 juta/tahun.
2. Usaha Kecil adalah aset antara 50-500 juta atau penjualan 300 jt s/d 2,5 M/tahun.
3. Usaha Menengah adalah aset antara 500 jt s/d 10 M atau penjualan antara 2,5 s/d 50 M.
4. Usaha Besar adalah di atas definisi Usaha Menengah.

Dengan pengalaman 18 tahun berjualan software akuntansi, saya harus jujur mengatakan bahwa usaha Mikro belum cocok untuk menggunakan software akuntansi. Dengan penjualan maksimal 25 juta per bulan, hanya cukup untuk menghidupi diri sendiri dan sedikit karyawan. 

Saran saya, gunakan saja dulu aplikasi spread sheet seperti Excel atau google sheet.

Catat transaksi-transaksi penting seperti pembelian, penjualan & biaya.

Bila perusahaan sudah bertumbuh menjadi Usaha Kecil, itu berarti bisnis Anda mulai bertumbuh. Seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, pastinya masalah juga mulai ikut bertumbuh. Masalah mulai muncul di sana-sini. Anda mulai putar-putar di semua aspek bisnis Anda untuk memastikan segala sesuatunya berjalan dengan baik.

Di situasi ini, software spread sheet sudah tidak cukup.

Berikut saran saya bagi Usaha Kecil:

1. Sambil pakai spread sheet, mulai cari-cari software akuntansi yang cocok. Sampai 1 titik Anda pasti akan menyerah pakai spread sheet. Jadi, sebelum Anda pecah, lebih baik mulai cari-cari.
2. Carilah software akuntansi yang sederhana dan mudah dipakai. Kemungkinan besar Anda yang akan input datanya sendiri ke software tersebut, jadi kemudahan pakai dan fleksibilitas software adalah faktor penting yang harus Anda perhatikan.
3. Cari software yang gratisan, kalau bisa, atau yang murah. Perusahaan Anda sedang membutuhkan banyak uang untuk berkembang. Jadi Anda jangan menghabiskan terlalu banyak uang untuk membeli software yang 'bisa hidup tanpa dia'.
4. Mulai belajar dengan istilah-istilah akuntansi. Paling tidak Anda harus belajar membaca laporan keuangan. Ikut training bila perlu.

Bila bisnis Anda sudah masuk dalam kategori Usaha Menengah, selamat. Harusnya bisnis Anda sudah mulai berlimpah uang. Staff yang bekerja juga sudah tersebar merata di setiap divisi. Saatnya Anda membutuhkan senjata yang lebih berat.

Bila sebelumnya Anda sudah mulai beralih dari spread sheet ke software akuntansi sederhana, maka sekarang Anda sudah mulai harus mempertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi yang terintegrasi dengan operasional Anda.

Bila industri perusahaan Anda sifatnya umum, selamat. Ada banyak software akuntansi paket yang terintegrasi yang tersedia di Indonesia yang bisa Anda pilih.

Namun bila tidak ada, berarti Anda harus mulai mempertimbangkan untuk customize. Harap baca dulu artikel saya yang membahas tentang customize software akuntansi. Setelah Anda paham dan tetap mau customize, silakan jalan terus.

Dengan perputaran bisnis yang semakin kencang, software akuntansi yang terintegrasi dengan operasional sudah bukan lagi sebuah pilihan.

Terakhir, bila Anda sudah termasuk Usaha Besar, maka Anda sudah harus mempersiapkan senjata yang lebih besar lagi. Anda perlu membeli software terbaik yang paling cocok yang bisa Anda bayar. Budget untuk pembelian software akuntansi juga sudah tidak boleh kecil lagi. 

Efisiensi adalah kata kuncinya. Bila Anda adalah perusahaan besar dan tidak efisien, maka tinggal tunggu waktu bisnis Anda akan collapse. 

Dengan teknologi internet saat ini, perusahaan kecil dalam sekejab bisa menjadi kompetitor dan memakan habis Anda.

Bila bisnis Anda termasuk kategori besar dan belum menggunakan software akuntansi yang mampu mengintegrasikan 80% dari operasional bisnis Anda, segeralah cari.

Kembali ke pertanyaan awal saya: Apakah semua bisnis perlu software akuntansi? Jawaban saya adalah TIDAK.

Usaha mikro cukup pakai spread sheet dulu.

Usaha Kecil silakan mulai pakai software akuntansi yang sederhana untuk mencatat transaksi utama.

Usaha Menengah mulai gunakan software akuntansi yang terintegrasi dengan operasional.

Usaha Besar: gunakan software akuntansi yang terintegrasi dengan 80% operasional bisnis Anda.

Demikian tulisan dari saya. Semoga bisa membantu.

Ditulis oleh: Mas Agung Sachli (*)

(*) CEO Imamatek.com, perusahaan di balik FINA Accounting Software. Sudah mengembangkan software akuntansi sejak tahun 1998.