Saya akan mulai tulisan ini dengan sebuah pertanyaan: "Apakah ada software akuntansi yang terbaik?" Pertanyaan ini sebetulnya tidak ada jawabannya karena terbaik untuk saya belum tentu terbaik untuk Anda. Pertanyaan yang lebih tepatnya adalah: Apakah ada software akuntansi yang paling cocok untuk perusahaan saya? Karena software akuntansi untuk perusahaan ritel, tentu saja akan berbeda dengan untuk perusahaan restoran.
Nah, beranjak dari pertanyaan itu, kita akan kupas apa saja saja yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih software akuntansi.
Pertanyaan Pertama: Apakah Anda akan menggunakan software akuntansi Anda sampai ke bagian operasional atau hanya untuk back office saja? Ini pertanyaan penting yang harus dijawab.
Yang dimaksud dengan operasional adalah orang-orang ujung tombak Anda yang melakukan tugas operasionalnya sehari-hari agar bisnis Anda bisa berjalan.
Contoh: Kalau Anda bisnis restoran, maka operasional sehari-harinya adalah: Taking order, masak, billing, dsb-nya. Kalau Anda bisnis bengkel, operasionalnya adalah: Catat keluhan, kasih estimasi biaya service, kerjakan, tagih/terima pembayaran.
Bila Anda memutuskan software akuntansi hanya untuk back office saja, alias hanya dipakai oleh staf akunting Anda saja, maka pilihannya akan lebih mudah. Hampir semua software akuntansi paket yang beredar di pasaran dapat melakukan fungsi dasar dari akuntansi, yaitu: Jurnal umum.
Keuntungan bila software akuntansi hanya digunakan di back office saja:
- Pilihannya banyak.
- Implementasinya mudah
- Pengoperasiannya dilakukan secara batch. Artinya, data dari operasional di-input secara batch ke software akuntansi.
Kerugian bila menggunakan software akuntansi di back office saja:
- Informasi yang disajikan akan terlambat sejumlah waktu yang diperlukan untuk input ulang data operasional.
- Karena ada proses input ulang, ada banyak human error yang bisa terjadi, baik yang disengaja maupun tidak.
- Karena data tersebar di beberapa sistem (baik yang sudah terkomputerisasi maupun manual), akan mudah terjadi perbedaan data. Misal: Penjualan di operasional tercatat Rp. X, tapi di akunting tercatat Rp. Y. Informasi mana yang dijadikan pegangan?
Bila demikian, harusnya kalau beli software akuntansi yang bisa langsung digunakan dibagian operasional dong ya?
Jawabannya tidak sesederhana itu.
Software akuntansi yang terintegrasi dengan operasional memerlukan beberapa persiapan. Lihat artikel saya mengenai persiapan yang harus Anda lakukan saat akan implementasikan software akuntansi di sisi operasional.
Bila Anda merasa siap, maka keuntungan-keuntungan ini yang bisa Anda nikmati:
- Informasi real time & sinkron antar divisi.
- Efisien karena input data hanya 1 kali, tapi data ter-update hingga ke laporan keuangan.
Lalu, apa kerugian, atau lebih tepat tantangan, yang akan Anda hadapi bila menggunakan software akuntansi yang terintegrasi?
- Pilihan software-nya tidak banyak, khususnya untuk industri yang sangat spesifik. Umumnya software akuntansi paket dirancang untuk mengakomodir operasional bisnis yang standard.
- Butuh kesiapan tim untuk kompak menggunakan software tersebut. Bila ada 1 bagian saja yang tidak input data, semuanya akan macet.
- Waktu implementasi juga lebih panjang karena melibatkan beberapa divisi operasional.
- Ujung-ujungnya tentu saja biaya yang diinvestasikan akan lebih besar.
Jadi, mana yang harus Anda pilih? Bila Anda masih bertanya pertanyaan ini, maka jawabannya pasti: Gunakan dulu di back office. Sampai Anda sudah memahami mengapa harus terintegrasi, baru cari software yang lebih canggih.
Pertanyaan Kedua: Teknologi apa yang harus dipakai?
Secara garis besar, saat ini ada 3 teknologi, atau platform, yang masih ada:
- DOS
- Windows
- Web based
DOS boleh dikatakan teknologi matahari terbenam. Bila Anda sudah terlanjur gunakan software dengan teknologi ini, silakan lanjutkan. Namun bila Anda sedang bermaksud membeli baru, saran saya, hindari teknologi ini. Kita tidak tahu berapa lama Microsoft Windows masih akan mendukung teknologi DOS ini.
Windows: Bukan merupakan teknologi terbaru, namun saya masih melihat teknologi dari Microsoft ini masih akan hidup hingga 10-20 tahun ke depan.
Keuntungan menggunakan software berbasis windows:
- Hanya memerlukan jaringan lokal (LAN).
- Responnya relatif cepat
- Untuk mencetak ke printer lebih sederhana.
Kelemahan software akuntansi berbasis windows:
- Perlu install ke semua komputer yang akan menggunakan. Begitu juga bila ada upgrade.
- Bila lokasi pengguna berjauhan, akan kesulitan karena membutuhkan bandwidth jaringan yang besar.
Web based: Ini teknologi yang sedang trend belakangan ini. Yang dimaksud dengan software akuntansi berbasis web adalah: Software tersebut bisa dibuka dari internet browser. Karena bisa dibuka dengan browser, maka praktis software ini bisa dijalankan dari seluruh muka bumi yang terhubung ke internet. Bukan cuma itu, software tersebut juga bisa dijalankan dari segala platform yang ada browser internet.
Bila memang segitu canggihnya, mengapa kita tidak semua pakai software akuntansi berbasis web? Sebelum saya jawab, saya ingin jelaskan dulu, untuk software yang berbasis web bisa dibagi menjadi 2, yaitu:
- Install di server sendiri
- Cloud base: sudah terinstall di server vendor (orang lain)
Untuk yang pertama, sebetulnya mirip dengan teknologi Windows. Hanya saja proses instalasinya hanya perlu 1 kali, yaitu di server.
Kelemahan sistem berbasis web yang diinstall di server sendiri adalah:
- Harus ada orang yang memelihara server & koneksi internet supaya tetap berjalan 24 jam x 7 hari.
- Karena terhubung ke internet, Anda harus lindungi diri dari serangan hacker.
- Bila koneksi internet putus, maka user di luar kantor tidak bisa pakai software tersebut.
Sedangkan untuk teknologi Cloud, saat ini sedang ngetrend. Teknologinya sama persis dengan web based di server sendiri. Bedanya, Anda tidak perlu menyediakan server sendiri. Jadi kelemahan di atas sudah teratasi.
Lalu, apa kelemahan software akuntansi berbasis Cloud?
- Sistem pembayarannya sewa. Ini bisa bagus bisa jelek. Bagusnya: Anda tidak perlu invest besar di awal. Jeleknya: Anda perlu bayar selama Anda masih pakai software tersebut.
- Database-nya ada di server orang lain. Bila Anda nyaman dengan hal itu, tidak apa-apa. Bila Anda merasa data 'isi perut' perusahaan Anda adalah sangat rahasia, saya khawatir teknologi cloud tidak cocok untuk Anda.
- Bila Anda sudah tidak menggunakan software itu lagi, pastikan database-nya bisa di-export keluar sehingga Anda bisa pindahkan ke software yang lain.
Jadi, teknologi mana yang harus Anda pakai?
Yang pasti, jangan pakai lagi yang berbasis DOS.
Kalau perusahaan Anda hanya ada 1 lokasi, teknologi Windows masih sangat mumpuni.
Bila Anda ada banyak cabang dan ingin terintegrasi, teknologi Web yang lebih cocok. Hanya saja pastikan Anda sudah tahu untung ruginya teknologi ini.
Pertanyaan Ketiga: Berapa Harga Yang Anda Bersedia Bayar?
Ada 3 komponen biaya yang harus Anda bayar saat ingin mulai menggunakan software akuntansi:
- Harga software
- Biaya implementasi
- Biaya maintenance
Bila pertanyaan di atas jawabannya adalah: Saya belum ada budget, saya masih kecil, perusahaan saya belum untung dan jawaban sejenisnya, maka pilihan Anda adalah:
Gunakan software yang gratis.
Jangan salah. Software gratis belum tentu murahan. Ada banyak software akuntansi yang gratis namun tetap bagus dan cocok untuk Anda gunakan.
Apakah Anda perlu invest di biaya implementasi? Pertanyaan ini baru bisa dijawab bila Anda sudah jawab pertanyaan saya: Apakah Anda pernah implementasi software sebelumnya? Bila jawaban Anda adalah Belum Pernah, maka saran saya, gunakan ahlinya. Setting software akuntansi tidaklah mudah. Anda perlu tahu konsekuensi dari setting Anda akan ke mana saja. Sekali salah setting, laporan Anda akan tersaji dengan keliru.
Bila Anda tidak punya budget untuk bayar implementor, berarti Anda harus luangkan banyak waktu untuk belajar sendiri dan coba-coba sendiri. Ini adalah kompromi antara waktu dan uang.
Terakhir: Apakah Anda perlu bayar biaya maintenance?
Software akuntansi idealnya akan digunakan sepanjang perusahaan Anda masih hidup. Jadi ini bukan sebuah software yang sekali dibeli lalu sudah tidak akan dipakai lagi. Anda harus mencari software yang akan terus dipelihara, baik dari sisi software-nya maupun after sales service-nya.
Karena jasa memerlukan orang untuk melakukannya, dan orang tersebut digaji, maka secara teori, tidak ada jasa yang gratis.
Namun ada beberapa software yang menawarkan biaya maintenance gratis dengan syarat dan ketentuan yang berlaku. Misalnya: Anda akan di-support melalui mailing lis saja.
Terlepas dari apa pun bentuk maitenance-nya, jangan pernah pakai software yang tidak ada maintenance-nya agar software akuntansi Anda bisa terus lancar.
Demikian tulisan dari saya. Semoga bisa membantu Anda dalam menentukan software akuntansi mana yang cocok untuk digunakan di perusahaan Anda.
Ditulis oleh: Mas Agung Sachli (*)
(*) Penulis adalah CEO dari Imamatek.com, perusahaan di balik FINA Accounting Software. Beliau sudah mengembangkan software akuntansi sejak tahun 1998.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar