Integrasi Software Akuntansi Dengan Software Lain

Tulisan saya kali ini akan membahas tentang beberapa cara untuk mengintegrasikan Software Akuntansi dengan aplikasi lain.

Software akuntansi pada dasarnya adalah software yang diperuntukan untuk back office. Software ini mendapat data dari beberapa bagian, salah satunya adalah bagian operasional (Front Office). Untuk menghindari pengisian ulang data di 2 software yang berbeda, maka software akuntansi perlu diintegrasikan dengan software operasional.

Contoh software operasional yang perlu/bisa diintegrasikan ke software akuntansi:

1. Software POS (Point of Sales)
2. Software Restoran
3. Software Hotel
4. Software Payroll
5. dsb-nya.

Ada beberapa teknik yang bisa digunakan agar software akuntansi terintegrasi dengan Front Office.

Customize

Ini cara yang paling banyak dilakukan oleh perusahaan. Hasil dari integrasinya akan sangat baik karena umumnya customize ini langsung mengubah software akuntansi yang bersangkutan.
Dengan customize software, vendor software bisa membuat proses integrasi terjadi secara mulus.

Walaupun demikian, proses customize ada untung dan ruginya. Silakan lihat artikel saya yang membahas lengkap mengenai hal ini.

Export Import Melalui File

Teknik kedua untuk melakukan integrasi dengan software lain adalah melalui perantara file. Format file yang digunakan umumnya Text file dengan format data CSV (Comma Separated Value), atau XML (Extended Markup Language) atau format lainnya. Bisa juga file excel, walaupun agak jarang karena isu kompatibilitas antar versi Excel.

Cara kerjanya adalah:

1. Dari sisi software front end akan export file dengan format yang sudah disepakati dengan software akuntansi.
2. Software akuntansi akan import file tersebut sehingga masuk sebagai transaksi.
3. Begitu pula sebaliknya, bila ada data dari software akuntansi yang akan digunakan oleh software front end, maka akan ada data yang di-export dari software akunting dan di-import ke software front end.
4. Pengiriman file (bila jarak antar software jauh) bisa dilakukan dengan cara:
1. Copy file ke flash disk
2. Email
3. FTP (File Transfer Protocol)
4. Copy langsung dengan software remoting (Remote desktop, go global, dll).

Keuntungan menggunakan teknik Export-import File:

1. Mudah untuk diintegrasikan. Hanya perlu kesepakatan format data yang akan digunakan, lalu masing-masing vendor akan membuat fungsi export/import di software mereka.
2. Bila ada data yang salah, text file bisa di-edit secara manual. Sebetulnya hal ini bisa ada efek sampingan yang negatif. Namun dalam konteks ini adalah dalam keadaan darurat, user bisa edit file agar proses import bisa dilanjutkan.

Kerugian menggunakan teknik Export-Import File:

1. Mudah terjadi kesalahan yang disebabkan oleh manusia karena perlu kedisiplinan user untuk melakukan export-import secara manual. Error yang mungkin terjadi antara lain:
1. File export hilang karena 1 atau lain hal, misal: Ketimpa file lain, nyangkut di email, dsb-nya.
2. Import dilakukan lebih dari 1 kali.
3. User lupa untuk import file
2. Transaksi yang dikirim umumnya hanya yang baru saja. Bila setelah export terjadi pengeditan data di software asal, maka data hasil pengeditan tidak akan terkirim lagi. Hal ini akan menyebabkan data antar kedua software tidak sinkron. Ada beberapa software yang mampu mengeluarkan data hasil pengeditan/penghapusan.

Teknik ini cocok digunakan untuk integrasi data yang tidak membutuhkan update data real time.

Web Service

Teknik ketiga adalah teknik integrasi yang terkini. Umumnya digunakan untuk mengintegrasikan aplikasi front end ke software akuntansi secara real time.

Contoh integrasi yang dapat menggunakan Web service adalah:

1. Web store/e-commerce yang perlu update order yang masuk ke software akuntansi.
2. Mobile apps untuk update order ke software akuntansi.

Web service adalah sebuah program yang melayani permintaan, umumnya melalui internet, baca atau tulis data ke software akuntansi.

Jadi bila ada software front end yang ingin diintegrasikan ke software akunting, tinggal cari tahu format data web service (umumnya XML atau JSON) yang diperlukan, lalu sesuaikan program front end-nya agar bisa mengolah data tersebut.

Keuntungan mengintegrasikan menggunakan Web Service:

1. Data secara real time ter-update dari/ke Software akunting.
2. Bila ada kesalahan, bisa langsung ketahuan.
3. Kecil kemungkinan salah karena komunikasi terjadi antar software tanpa keterlibatan manusia.

Kerugian menggunakan Web Service:

1. Perlu waktu pengembangan yang relatif lama (tergantung apakah software akuntansi yang bersangkutan sudah menyediakan fasilitas web service atau belum).
2. Saat integrasi awal agak sulit karena menyesuaikan data dan protocol antar software.
3. Otomatis, harga untuk integrasi juga relatif mahal.

Jadi, bisa disimpulkan, ada 3 teknik utama untuk melakukan integrasi dari software front end ke software akuntansi. Customize, via file dan webservice. Masing-masing ada kelemahan dan keuntungannya. Yang mana yang cocok untuk Anda, silakan sesuaikan dengan situasi dan kondisi perusahaan Anda.

Ditulis oleh Mas Agung Sachli (*)

(*) CEO Imamatek Corporation, perusahaan di balik FINA Accounting Software. Beliau sudah mengembangkan software akuntansi sejak tahun 1998.