Apakah Semua Perusahaan Butuh Software Akuntansi?

Delapan belas tahun yang lalu saat saya memutuskan untuk berhenti bekerja dan memulai bisnis baru, yaitu membangun perusahaan software yang mengembangkan software akuntansi, saya percaya bahwa semua perusahaan WAJIB menggunakan software akuntansi.

Apakah kepercayaan itu masih tetap sama?

Tulisan ini akan membahas beberapa argumentasi mengenai hal itu.

Perusahaan di Indonesia mempunyai ukuran perusahaan yang sangat besar perbedaannya. Satu orang wirausahawan yang membuka toko sudah bisa disebut sebagai perusahaan.
Supaya kita bisa memiliki definisi yang sama, mari kita mengacu ke UU No.20 tahun 2008 yang membahas mengenai UMKM.

1. Usaha Mikro memiliki aset bersih maksimal 50 juta atau penjualan maksimal 300 juta/tahun.
2. Usaha Kecil adalah aset antara 50-500 juta atau penjualan 300 jt s/d 2,5 M/tahun.
3. Usaha Menengah adalah aset antara 500 jt s/d 10 M atau penjualan antara 2,5 s/d 50 M.
4. Usaha Besar adalah di atas definisi Usaha Menengah.

Dengan pengalaman 18 tahun berjualan software akuntansi, saya harus jujur mengatakan bahwa usaha Mikro belum cocok untuk menggunakan software akuntansi. Dengan penjualan maksimal 25 juta per bulan, hanya cukup untuk menghidupi diri sendiri dan sedikit karyawan. 

Saran saya, gunakan saja dulu aplikasi spread sheet seperti Excel atau google sheet.

Catat transaksi-transaksi penting seperti pembelian, penjualan & biaya.

Bila perusahaan sudah bertumbuh menjadi Usaha Kecil, itu berarti bisnis Anda mulai bertumbuh. Seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, pastinya masalah juga mulai ikut bertumbuh. Masalah mulai muncul di sana-sini. Anda mulai putar-putar di semua aspek bisnis Anda untuk memastikan segala sesuatunya berjalan dengan baik.

Di situasi ini, software spread sheet sudah tidak cukup.

Berikut saran saya bagi Usaha Kecil:

1. Sambil pakai spread sheet, mulai cari-cari software akuntansi yang cocok. Sampai 1 titik Anda pasti akan menyerah pakai spread sheet. Jadi, sebelum Anda pecah, lebih baik mulai cari-cari.
2. Carilah software akuntansi yang sederhana dan mudah dipakai. Kemungkinan besar Anda yang akan input datanya sendiri ke software tersebut, jadi kemudahan pakai dan fleksibilitas software adalah faktor penting yang harus Anda perhatikan.
3. Cari software yang gratisan, kalau bisa, atau yang murah. Perusahaan Anda sedang membutuhkan banyak uang untuk berkembang. Jadi Anda jangan menghabiskan terlalu banyak uang untuk membeli software yang 'bisa hidup tanpa dia'.
4. Mulai belajar dengan istilah-istilah akuntansi. Paling tidak Anda harus belajar membaca laporan keuangan. Ikut training bila perlu.

Bila bisnis Anda sudah masuk dalam kategori Usaha Menengah, selamat. Harusnya bisnis Anda sudah mulai berlimpah uang. Staff yang bekerja juga sudah tersebar merata di setiap divisi. Saatnya Anda membutuhkan senjata yang lebih berat.

Bila sebelumnya Anda sudah mulai beralih dari spread sheet ke software akuntansi sederhana, maka sekarang Anda sudah mulai harus mempertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi yang terintegrasi dengan operasional Anda.

Bila industri perusahaan Anda sifatnya umum, selamat. Ada banyak software akuntansi paket yang terintegrasi yang tersedia di Indonesia yang bisa Anda pilih.

Namun bila tidak ada, berarti Anda harus mulai mempertimbangkan untuk customize. Harap baca dulu artikel saya yang membahas tentang customize software akuntansi. Setelah Anda paham dan tetap mau customize, silakan jalan terus.

Dengan perputaran bisnis yang semakin kencang, software akuntansi yang terintegrasi dengan operasional sudah bukan lagi sebuah pilihan.

Terakhir, bila Anda sudah termasuk Usaha Besar, maka Anda sudah harus mempersiapkan senjata yang lebih besar lagi. Anda perlu membeli software terbaik yang paling cocok yang bisa Anda bayar. Budget untuk pembelian software akuntansi juga sudah tidak boleh kecil lagi. 

Efisiensi adalah kata kuncinya. Bila Anda adalah perusahaan besar dan tidak efisien, maka tinggal tunggu waktu bisnis Anda akan collapse. 

Dengan teknologi internet saat ini, perusahaan kecil dalam sekejab bisa menjadi kompetitor dan memakan habis Anda.

Bila bisnis Anda termasuk kategori besar dan belum menggunakan software akuntansi yang mampu mengintegrasikan 80% dari operasional bisnis Anda, segeralah cari.

Kembali ke pertanyaan awal saya: Apakah semua bisnis perlu software akuntansi? Jawaban saya adalah TIDAK.

Usaha mikro cukup pakai spread sheet dulu.

Usaha Kecil silakan mulai pakai software akuntansi yang sederhana untuk mencatat transaksi utama.

Usaha Menengah mulai gunakan software akuntansi yang terintegrasi dengan operasional.

Usaha Besar: gunakan software akuntansi yang terintegrasi dengan 80% operasional bisnis Anda.

Demikian tulisan dari saya. Semoga bisa membantu.

Ditulis oleh: Mas Agung Sachli (*)

(*) CEO Imamatek.com, perusahaan di balik FINA Accounting Software. Sudah mengembangkan software akuntansi sejak tahun 1998.

Integrasi Software Akuntansi Dengan Software Lain

Tulisan saya kali ini akan membahas tentang beberapa cara untuk mengintegrasikan Software Akuntansi dengan aplikasi lain.

Software akuntansi pada dasarnya adalah software yang diperuntukan untuk back office. Software ini mendapat data dari beberapa bagian, salah satunya adalah bagian operasional (Front Office). Untuk menghindari pengisian ulang data di 2 software yang berbeda, maka software akuntansi perlu diintegrasikan dengan software operasional.

Contoh software operasional yang perlu/bisa diintegrasikan ke software akuntansi:

1. Software POS (Point of Sales)
2. Software Restoran
3. Software Hotel
4. Software Payroll
5. dsb-nya.

Ada beberapa teknik yang bisa digunakan agar software akuntansi terintegrasi dengan Front Office.

Customize

Ini cara yang paling banyak dilakukan oleh perusahaan. Hasil dari integrasinya akan sangat baik karena umumnya customize ini langsung mengubah software akuntansi yang bersangkutan.
Dengan customize software, vendor software bisa membuat proses integrasi terjadi secara mulus.

Walaupun demikian, proses customize ada untung dan ruginya. Silakan lihat artikel saya yang membahas lengkap mengenai hal ini.

Export Import Melalui File

Teknik kedua untuk melakukan integrasi dengan software lain adalah melalui perantara file. Format file yang digunakan umumnya Text file dengan format data CSV (Comma Separated Value), atau XML (Extended Markup Language) atau format lainnya. Bisa juga file excel, walaupun agak jarang karena isu kompatibilitas antar versi Excel.

Cara kerjanya adalah:

1. Dari sisi software front end akan export file dengan format yang sudah disepakati dengan software akuntansi.
2. Software akuntansi akan import file tersebut sehingga masuk sebagai transaksi.
3. Begitu pula sebaliknya, bila ada data dari software akuntansi yang akan digunakan oleh software front end, maka akan ada data yang di-export dari software akunting dan di-import ke software front end.
4. Pengiriman file (bila jarak antar software jauh) bisa dilakukan dengan cara:
1. Copy file ke flash disk
2. Email
3. FTP (File Transfer Protocol)
4. Copy langsung dengan software remoting (Remote desktop, go global, dll).

Keuntungan menggunakan teknik Export-import File:

1. Mudah untuk diintegrasikan. Hanya perlu kesepakatan format data yang akan digunakan, lalu masing-masing vendor akan membuat fungsi export/import di software mereka.
2. Bila ada data yang salah, text file bisa di-edit secara manual. Sebetulnya hal ini bisa ada efek sampingan yang negatif. Namun dalam konteks ini adalah dalam keadaan darurat, user bisa edit file agar proses import bisa dilanjutkan.

Kerugian menggunakan teknik Export-Import File:

1. Mudah terjadi kesalahan yang disebabkan oleh manusia karena perlu kedisiplinan user untuk melakukan export-import secara manual. Error yang mungkin terjadi antara lain:
1. File export hilang karena 1 atau lain hal, misal: Ketimpa file lain, nyangkut di email, dsb-nya.
2. Import dilakukan lebih dari 1 kali.
3. User lupa untuk import file
2. Transaksi yang dikirim umumnya hanya yang baru saja. Bila setelah export terjadi pengeditan data di software asal, maka data hasil pengeditan tidak akan terkirim lagi. Hal ini akan menyebabkan data antar kedua software tidak sinkron. Ada beberapa software yang mampu mengeluarkan data hasil pengeditan/penghapusan.

Teknik ini cocok digunakan untuk integrasi data yang tidak membutuhkan update data real time.

Web Service

Teknik ketiga adalah teknik integrasi yang terkini. Umumnya digunakan untuk mengintegrasikan aplikasi front end ke software akuntansi secara real time.

Contoh integrasi yang dapat menggunakan Web service adalah:

1. Web store/e-commerce yang perlu update order yang masuk ke software akuntansi.
2. Mobile apps untuk update order ke software akuntansi.

Web service adalah sebuah program yang melayani permintaan, umumnya melalui internet, baca atau tulis data ke software akuntansi.

Jadi bila ada software front end yang ingin diintegrasikan ke software akunting, tinggal cari tahu format data web service (umumnya XML atau JSON) yang diperlukan, lalu sesuaikan program front end-nya agar bisa mengolah data tersebut.

Keuntungan mengintegrasikan menggunakan Web Service:

1. Data secara real time ter-update dari/ke Software akunting.
2. Bila ada kesalahan, bisa langsung ketahuan.
3. Kecil kemungkinan salah karena komunikasi terjadi antar software tanpa keterlibatan manusia.

Kerugian menggunakan Web Service:

1. Perlu waktu pengembangan yang relatif lama (tergantung apakah software akuntansi yang bersangkutan sudah menyediakan fasilitas web service atau belum).
2. Saat integrasi awal agak sulit karena menyesuaikan data dan protocol antar software.
3. Otomatis, harga untuk integrasi juga relatif mahal.

Jadi, bisa disimpulkan, ada 3 teknik utama untuk melakukan integrasi dari software front end ke software akuntansi. Customize, via file dan webservice. Masing-masing ada kelemahan dan keuntungannya. Yang mana yang cocok untuk Anda, silakan sesuaikan dengan situasi dan kondisi perusahaan Anda.

Ditulis oleh Mas Agung Sachli (*)

(*) CEO Imamatek Corporation, perusahaan di balik FINA Accounting Software. Beliau sudah mengembangkan software akuntansi sejak tahun 1998.

Wawancara Dengan Dadi Mulyadi

Kali ini saya akan mewawancarai seorang profesional di bidang Software akuntansi. Beliau sudah bekerja sebagai implementor sebuah software akuntansi bertahun-tahun. Mari kita simak wawancara yang dilakukan melalui email ini:

Pak Dadi, bisa cerita sedikit tentang diri Anda? 

Nama saya Dadi Mulyadi, saat ini saya bekerja di PT. Imamatek. Jabatan saya saat ini adalah Project Coordinator. 

Apa pekerjaan Anda sebelum bekerja di Imamatek?

Sebelumnya saya pernah bekerja di PT. Sanggar Mustikapadma (FoodCout TA) sebagai Attendant. Kurang lebih saya bekerja di sana 11 bulan periode Oktober 2005 - Agustus 2006. Alasan saya keluar dari pekerjaan saya sebelumnya, karena saya lihat di sana tidak ada jenjang karir yg bagus sehingga tidak ada alasan membuat saya bertahan. Dan saya pun ada keinginan untuk melanjutkan Kuliah, sehingga saya sempat tidak kerja selama 1 tahun untuk fokus di kuliah sambil saya melamar di beberapa perusahaan sehingga bertemu dengan imamatek.

Bisa ceritakan ke kami bagaimana perjalanan karir Anda di Imamatek?

Perjalanan Karir Saya di imamatek, saya masuk Nopember 2007 - Januari 2009 Sebagai Fina Operator yg bertugas sebagai Operator Data Input Program Fina di Client. Saya di terima sebagai Fina Operator dengan Ijazah SMK Jurusan Akuntansi. 

Lalu di Februari 2009 - Januari 2010 saya diangkat menjadi Help Line Support. Tawaran tersebut saya dapat, setelah habisnya masa kontrak menjadi Fina Operator. 

Februari 2010 - Januari 2011 saya di tawarkan kembali menjadi Staf Report dan kesempatan itu pun saya ambil. Karena memang secara background saya kuliah mengambil jurusan Manajemen Informatika D3 dan Sistem Informasi S1 sehingga saya tertarik untuk mempelajari SQL dan penggunaan Fast Report. 

Februari 2011 - September 2014 saya ditawarkan kembali menjadi Implementation Training Spesialist (ITS). Jabatan tersebut adalah yg sedikit merubah saya dari seorang yg tidak banyak bicara dan diharuskan banyak bicara. 

Di Awal Oktober 2014 saya ditawarkan kembali menjadi Project Manager, Saya juga sempat di ikutkan training "Project Management Professional (PMP)" dan hal tersebut juga pertama kali buat saya. Saya training berdua dengan atasan saya sebelumnya yaitu Pak Rahmad Hidayah After Sales Manager waktu itu di Multimatics . 

Dan di awal Januari 2016 saya menjadi Project Coordinator sd saat ini. Di mana saya bertanggung jawab untuk Divisi Implementasi.

Apa pengalaman implementasi yang paling menyenangkan bagi Anda?

Pengalaman implementasi yang paling menyenangkan adalah dimana saya naik pesawat pertama kali. Sebelumnya saya belum pernah naik pesawat dan keluar dari Jakarta, tapi saat ini saya sudah bisa berkunjung ke beberapa tempat yaitu : Padang, Pontianak, Ternate, Maluku, Tegal, Semarang, Lampung, Jambi, Bali. Dan 1 lagi yg paling menyenangkan pada saat implementasi adalah dimana saya bisa meeting dan bertemu dengan orang-orang yang jabatannya bisa di bilang tinggi yaitu Manager Accounting, Direktur, dimana di sana saya memberikan solusi untuk mereka. 

Apakah Anda pernah mengalami kesulitan yang besar saat melakukan implementasi? Bisa ceritakan ke kami apa yang Anda hadapi dan bagaimana Anda memecahkan kesulitan tersebut?

Jika ditanya pernah mengalami kesulitan yg besar saat melakukan implementasi, maka jawabannya pasti pernah. Salah satunya adalah ketika saya melakukan training di salah satu perusahaan dimana berisi 8-10 orang yg mengikuti training tersebut. Saya mendapatkan pertanyaan, yg saya sendiri tidak tahu jawabannya. Atau ketika ada perkataan yg paling tidak enak untuk di dengar. "Kamu bisa atau tidak sih?" Ketika ada pertanyaan tersebut, maka berarti ada hal yang akan saya ketahui kembali.

Cara saya untuk memecahkan kesulitan tersebut : 

Saya coba bilang ke peserta training yg bertanya, "Baik bapak/ibu, untuk pertanyaan tersebut saya tampung dulu ya" Di sela-sela waktu saya mencoba yang ditanyakan. Setelah ketemu solusinya baru saya infokan jawabannya.
Saya tanya kembali ke User apa yg sebetulnya mereka inginkan. Terkadang dengan menanyakan balik, jawabannya sudah ketemu tanpa kita memberikan jawaban. Atau sambil kita bertanya, sambil memikirkan solusi yg tepat atas jawabannya. Disana kita membuat waktu kita sendiri untuk berpikir mencari solusinya.

Ada 1 pesan dari Ibu Paula atasan saya ketika menjadi FO yang selalu saya ingat sampai dengan sekarang. "Anda Orang Software-Nya, yang tahu banyak tahu tentang Software yaitu Anda, Jadi jangan sampai terlihat tidak bisa/tidak tahu, walaupun anda memang tidak tahu. Setidaknya jawab lah apapun itu, jangan terlihat diam dan tidak tahu." 

Apakah Anda bisa berikan saran kepada kami yang baru ingin melakukan implementasi software, apa yang perlu kami persiapkan dan lakukan?

Saran saya jika anda adalah pengguna baru dan baru ingin melakukan implementasi Software :

Pastikan anda tahu tujuan anda membeli software sebelum implementasi software tersebut berjalan, apakah untuk penjualan saja, pembelian saja, payroll, atau sampai dengan laporan keuangan, dan kapan anda akan gunakan?. Sehingga nantinya ekspektasi yg diharapkan pun tidak membuat anda kecewa.
Persiapkan data" master yg dibutuhkan diawal, dan juga pastikan persiap hardware, software, jaringan, yang mendukung software tersebut berjalan dengan lancar.
Cari software yang menyediakan jasa maintenance support, dimana jika nantinya ditemui kendala anda tahu harus bertanya kemana.

Apa langkah-langkah implementasi software akuntansi secara garis besar? Langkah yang mana yang menurut Anda yang paling krusial?

Mengenai langkah-langkah implementasi software akuntansi secara garis besar yaitu:

• Persiapkan Data Master secara lengkap di awal, baik itu data pelanggan, pemasok, item, saldo" awal, & format" laporan yg di inginkan
• Persiapkan SDM yang akan di Train untuk Implementasi Software nya
• Persiapkan hardware, jaringan pendukung untuk dapat berjalan nya software.

Dan langkah yg paling krusial biasa nya terjadi di persiapan data master yang terkadang mungkin terlihat tidak penting tapi ketika berjalan jika data master tidak ada maka transaksi pun tidak bisa dibuat dan laporan pun tidak bisa di hasilkan.

Sebagai pertanyaan penutup, Apakah Pak Dadi ada masukan bagi pengusaha yang belum mau menggunakan software akuntansi?

Untuk masukan bagi pengusaha yang belum mau menggunakan software akuntansi, dari saya sebaiknya coba di pikirkan kembali keuntungan dari menggunakan software Akuntansi, seperti :

• Kita dapat melihat pendapatan yg dihasilkan per bulan, apakah mengalami kenaikan atau penurunan.
• Kita dapat mengontrol biaya" apa saja yg terjadi di perusahaan tersebut.
• Dan pada akhirnya kita dapat mengetahui secara detail apakah selama ini perusahaan mengalami profit atau loss.

Demikian akhir wawancara kami dengan Pak Dadi. Anda bisa menghubungi Pak Dadi di dadi et imamatek.com.

Wawancara ini dilakukan oleh Mas Agung Sachli.

Sistem Komputerisasi...

Sistem Komputerisasi...

Kebanyakan orang atau perusahaan menganggap kalau sudah menggunakan komputer mereka sudah menggunakan Sistem Komputerisasi Benar sih...karena memang mereka input data nya di Komputer :)

Bahkan ada juga loh perusahaan untuk proses operasional mereka seperti menerbitkan Surat Jalan, Faktur Penjualan tidak pakai komputer alias tulis tangan.

OK..mereka lebih jujur kalau mereka tidak pakai sistem komputerisasi :D

Biasanya perusahaan seperti ini lebih mau menerima Sistem Komputerisasi yang sebenarnya karena mereka anggap pekerjaan mereka akan terbantu dengan adanya sistem komputerisasi dibanding dengan Perusahaan yang sudah terbiasa pakai Komputer.

Tapi hanya pakai yang di sebut Paket Pengolah Data (Microsoft Excel) karena mereka sudah dibuat manjadi pengancara pengolahan data yang bisa dirubah kesana kemari seenak mereka hehehe, 

Nah, oleh karena itu mereka agak sulit menerima dengan datangnya sistem komputerisasi yang sebenarnya, ini pengalaman saya yang bekerja sebagai implementor Software Akuntasi yang bernama.., saya sebut inisial saja (FINA), ini saya temui di beberapa perusahaan, ya.. memang kondisinya seperti itu.

OK..kita kembali kepembahasan Sistem Komputerisasi, kalau saya boleh artikan mengapa itu Sistem Komputerisasi? karena

1. Sistem yang memudahkan kita dalam pengolahan data.
2. Sistem yang memudahkan untuk kontrol data.
3. Sistem yang membuat pekerjaan jadi lebih cepat.
4. Sistem yang membuat perusahaan lebih menghasilkan keuntungan jauh lebih besar sebelum menggunakan Sistem Informasi.

Arti diatas adalah arti secara keseluruhan untuk Sistem Komputerisasi, kalau berbicara menghasilkan keuntungan jauh lebih besar, ada sistem yang memang secara spesifik software tersebut bertujuan untuk mengasilkan keuntungan yang lebih besar.

Tapi ada juga hanya sekedar pengolahan data dan kontrol data saja, memang tidak bisa dipungkiri kalau pengolahan data dan kontrol data bisa dijalankan secara teratur, sistematis,

tidak menutup kemungkinan perusahaan tersebut bisa memperoleh keuntungan jauh lebih besar dari sebelumnya.

Dari satu pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan oleh 5 orang bisa dikerjakan 3 orang.

Maaf... bukan bermaksud bertujuan untuk mengurangi Karyawan, karena 2 orang karyawan yang sebelumnya mengerjakan satu pekerjaan itu bisa diberdayakan untuk pekerjaan lain yang baru.

Mungkin ada divisi baru begitu.., jadi bisa menambah ilmu baru dan mungkin ini kesempatan mereka untuk berkarir dan bisa juga dari 1 orang karyawan yang mengerjakan 1 pekerjaan bisa mengerjakan 2 pekerjaan.

Maaf juga bukan bermaksud membuat pekerjaan orang jadi merangkap karena pekerjaan yang pertama sudah mudah dikerjakan jadi tidak butuh waktu lama untuk mengerjakannya, mungkin dengan pekerjaannya bertambah Bos kita menambah gaji kita juga.

Nah, dari berbagai kondisi diatas tidak menutup kemungkinankan kalau Perusahaan bisa memperoleh keuntungan yang jauh lebih besar.

Pada zaman sekarang ini banyak sekali sofware yang mengintegrasikan antara Operasional, Pengolahan Data, dan Profit.

Jadi tidak perlu membeli software terpisah pisah dari berbagai vendor, dari software paket (siap pakai), software paket yang bisa di Customisasi, Tailor Made Sofware, yang menawarkan produk – produk mereka dengan berbagai macam kelebihannya.

Kita harus pintar memilih software yang paling cocok untuk perusahaan kita karena tidak semua kelebihan yang ada dalam software tersebut cocok dengan jenis perusahaan kita dan jangan lupa jika memilih vendor bagaimana support yang ditawarkan oleh vendor pemilik produk sofware tersebut setelah implementasi di perusahaan kita selesai.

Apakah mereka akan tetap support kita selama kita masih menggunakan software mereka atau kita ditinggalkannya ? pelajari kontrak dan proposalnya.

Mengenai jenis software yang saya sebutkan diatas yaitu software paket (SiapPakai), software paket yang bisa di Customisasi, Tailor Made Sofware.

Saya akan jelaskan secara ringkas apa yang dimaksud dengan jenis software diatas. 

1. Software Paket adalah Software yang secara umum dibuat berdasarkan sistem dan proses bisnis yang berlaku pada umumnya dan berusaha semaksimal mungkin mengakomodasi kebutuhan sebuah perusahaan.
2. Software Paket yang bisa di customisasi adalah pada dasarnya sama dengan Sofware Paket, bedanya kalau software paket berusaha semaksimal mungkin mengakomodasi kebutuhan sebuah perusahaan dengan kemampuan yang ada pada software yang sudah ada.
3. Software Paket yang bisa di customisasi berusaha semaksimal mungkin mengakomodasi kebutuhan sebuah perusahaan dengan menambahkan fitur – fitur baru yang bisa di customisasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. 
4. Tailor Made Sofware adalah sesuai dengan namanya dibuat sesuai dengan permintaan penggunaatau user yang akan menggunakannya, ibarat baju yang dibuat langsung di penjahit, diukur sesuai ukuran tubuh pemakainya.
   
   
   
   
   Demikian artikel ini saya buat semoga dapat membantu Anda dalam memilih Sistem Komputerisasi yang baik dan benar.
   
   
   
   
   
   
    
    

 

Customize Software

Pertanyaan yang paling sering saya terima saat bertemu dengan orang yang sedang mencari software akuntansi adalah: Software-nya bisa di-customize tidak?

Tulisan saya kali ini akan membahas mengenai apa untung rugi melakukan customize software serta hal-hal apa saja yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memutuskan akan customize software.

Siapa yang tidak suka merasa spesial? Sesuatu yang dikhususkan untuk Anda sendiri, disesuaikan dengan kebutuhan Anda? Tentu semua orang mau. Bila Anda sudah menikah tentu tahu. Membeli gaun pengantin yang dibuat khusus buat Anda (bila Anda adalah wanita) atau Istri Anda (bila Anda adalah pria) merupakan impian semua orang.
Gaun tersebut ukurannya disesuaikan dengan bentuk tubuh si mempelai wanita sehingga terlihat indah pada hari H-nya.

Membangun rumah juga sama. Mendesain sendiri serta memiliki rumah yang unik yang tiada duanya juga merupakan impian banyak orang.

Untuk software apa lagi. Bisnis Anda unik. SOP Anda unik. Bukankah idealnya software-nya juga harus customize?

Sebelum Anda menjawab pertanyaan tersebut, berikut hal-hal yang harus Anda ketahui sebelum Anda memutuskan untuk customize software akunting.

Tidak Murah

Customize software akuntansi (atau software secara umum) membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Untuk melakukan customize membutuhkan tenaga kerja intelek yang harganya tidak murah. Ujung-ujungnya biaya customize yang harus Anda bayar juga tidak murah.
Sekedar gambaran. Pada saat artikel ini ditulis, standard harga per mandays (satuan yang umumnya digunakan untuk menghitung harga pengerjaan software) dimulai dari 2 jutaan hingga ada yang mencapai US$800.

Mengapa Tidak Murah?

Karena tahapan pembuatan software cukup panjang yang terdiri dari beberapa tahap, yaitu:

1. Pengumpulan requirement
2. Pembuatan analisa/rancangan teknik
3. Pembuatan code
4. Testing
5. Implementasi

Pengumpulan requirement umumnya adalah proses yang Anda lakukan saat Anda menceritakan kebutuhan Anda ke salesman. Salesman di sini bukanlah salesman sembarangan. Anda perlu berbicara dengan salesman yang mempunyai latar belakang teknis dan memahami baik produk maupun development software. Biar apa yang Anda ceritakan bukan cuma diterima bulat-bulat dan dijawab dengan "bisa" saja.

Proses ini memerlukan interaksi yang cukup lama agar ditemukan solusi yang bisa dilakukan oleh software. Karena terkadang, tidak semua yang Anda inginkan bisa diakomodir oleh software. Atau kalau pun bisa diakomodir, memerlukan usaha yang sangat besar, yang ujung-ujungnya membuat harga customize menjadi mahal.

Tahapan kedua: Analisa teknik. Bagian ini umumnya customer tidak tahu karena proses ini tidak dilakukan di hadapan customer. Membutuhkan seorang system analyst senior untuk menghasilkan sebuah rancangan teknis yang bagus & efisien. Rancangan teknis yang dilakukan oleh orang yang kurang berpengalaman akan menghasilkan software yang tidak efisien, muncul efek negatif yang tidak diharapkan yang pada ujungnya mengganggu penggunaan software akuntansi Anda.

Pembuatan kode (coding): bagian ini biasanya dikenal sebagai proses programming. Bagian ini juga sering disalah artikan sebagai satu-satunya proses customize. Kalau Anda lihat di daftar proses di atas, Anda sudah paham bahwa coding hanya merupakan bagian kecil dari proses pembuatan software.

Testing: Ini adalah bagian penting (kalau tidak mau disebut yang paling penting) dari proses development. Proses testing yang benar harus dilakukan oleh orang yang berbeda dari yang coding. Mengapa? Karena fungsi testing adalah 'menghancurkan' software yang sudah dibuat oleh programmer. Kalau testing dilakukan oleh programmer, tentunya tanpa sadar, si programmer tidak akan tega mengetest software-nya sampai ke titik ekstrim.

Apa konsekuensi dari software yang tidak di-test oleh tester profesional? Anda akan menerima software yang bermutu rendah dan Anda akan terpaksa menjadi tester. Bila Anda ingin menghindari dijadikan 'bumper' seperti itu, silakan pastikan tim yang membuat software Anda mempunyai tester yang independen.

Terakhir implementasi. Banyak orang mengira membuat software adalah 1 siklus saja. Kenyataannya justru pada saat implementasi akan ditemukan banyak masalah. Anggap saja software yang dibuat sudah bebas bug karena sudah dites dengan baik oleh Tester. Sampai di depan user, user akan mengeluh kok begini, kok begitu. Saat keluhan sudah disampaikan ke programmer, program akan diubah, di-test, balik lagi ke user dan dapat umpan balik lagi. Demikian siklus ini berputar sampai user puas. Bila user tidak puas-puas, maka proses development ini akan menjadi proyek abadi.

Siklus ini bisa dihindari apabila di awal proses, requirement sudah bisa tergali dengan baik. Namun dari pengalaman saya, sebaik apa pun requirement digali, siklus rework selalu terjadi. Pertanyaannya adalah seberapa sering rework terjadi dan seberapa besar rework yang akan dilakukan?

Apakah Perlu Customize?

Kembali lagi ke pertanyaan awal. Apakah Anda perlu customize? Saran saya, sebisa mungkin hindari untuk customize software. Kalau Anda belum siap untuk invest uang puluhan atau bahkan ratusan juta dan waktu berbulan-bulan atau tahunan, lebih baik gunakan apa yang ada saja. Tentu saja ada proses yang perlu Anda kompromikan dan dilakukan di luar software.

Kalau setelah mengetahui segala resikonya Anda masih tetap mau customize, berikut saran saya:

1. Cari salesman yang jago yang tahu mengenai software akuntansi, berpengalaman implementasi dan mengerti konsekuensi melakukan customize. Dari mana Anda tahu dia jago atau tidak? Saat Anda menceritakan kebutuhan Anda, dia akan memberikan komentar, masukan, alternatif solusi lain. Intinya, dia tidak hanya sekedar mencatat dan bilang OK atau BISA saja.
2. Pecah customize Anda menjadi kecil-kecil. Idealnya adalah 1 s/d 2 minggu (5-10 mandays). Semakin kecil customize, semakin kecil resiko tingkat kegagalannya. Pilih yang paling penting dulu. Sesuatu yang wajib ada. Kalau ada akan membantu banyak, kalau tidak ada, perusahaan Anda tidak bisa jalan. Dengan demikian, setiap akhir customize, Anda bisa langsung merasakan hasilnya. Setelah itu lanjut lagi ke customize tahap kedua yang sedikit tidak terlalu penting. Sampai semua keinginan customize Anda terpenuhi.
3. Kenali tim developer-nya. Jangan malas untuk survei ke kantor calon vendor. Tanyakan bagaimana cara mereka membuat program. Sistem apa yang mereka gunakan. Kenalan dengan tester-nya. Anda akan ditunjukkan kepada hal-hal yang tidak Anda mengerti. Pura-pura saja mengerti dengan menjawab "hmmm, menarik... menarik...." sambil angguk-angguk kepala dan meletakan jari telunjuk dan jempol seperti pistol di dagu Anda.

Demikian artikel saya. Semoga bisa membantu Anda memutuskan apakah perlu customize software akuntansi Anda atau tidak.

Ditulis oleh: Mas Agung Sachli (*)

(*) Penulis adalah CEO dari  Imamatek, perusahaan di balik FINA Accounting Software. Beliau sudah mengembangkan software akuntansi sejak tahun 1998.

Cara Menghitung Harga Pokok Produksi

Tulisan saya kali ini akan membahas bagaimana caranya untuk menghitung Harga Pokok Produksi (HPP). Hati-hati, jangan rancukan dengan Harga Pokok Penjualan yang singkatannya juga HPP. Sepanjang tulisan ini, bila saya sebut HPP artinya adalah Harga Pokok Produksi. Untuk membedakan dengan Harga Pokok Penjualan saya akan gunakan kata COGS (Cost of Goods Sold).

Bagi yang kuliah jurusan Akuntansi, Anda tentu ingat di kelas Intermediate Accounting, Anda mendapat pelajaran bahwa HPP didapat dengan rumus:

HPP = RM + DL + FOH

di mana:

1. RM = cost dari Raw Material / Bahan baku
2. DL = Direct Labor, yaitu biaya tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk menghasilkan produk tersebut.
3. FOH = Factory Overhead atau sering juga disebut MOH (Manufacturing Overhead), yaitu biaya-biaya tidak langsung yang dibebankan ke HPP.

Rumus ini sebetulnya sudah tidak relevan lagi dengan jaman sekarang karena akan berdampak kepada daya saing perusahaan Anda. Hal ini sudah saya bahas di artikel saya yang lain. Namun karena ada banyak yang memegang rumus ini sebagai Kitab Suci, jadi saya tidak berani melawan arus.

Mari kita bahas 1 per 1 komponen HPP ini.

Untuk RM, perhitungannya mudah. Kita tinggal gunakan cost inventory Raw Material sesuai dengan perhitungan (Bisa lihat di artikel saya tentang cara perhitungan cost average dan FIFO). Anda bisa langsung dapatkan nilai dari RM ini.

Sebagai contoh:

Untuk membuat 100 buah produk C, Anda butuh 50 A dan 20 B. Bila cost A = Rp.1.000 dan cost B=Rp.2.000, maka total HPP dari komponen RM adalah:

50 x 1.000 + 20 x 2.000 = 90.000

Jadi HPP 1 buah C adalah = 90.000/100 = Rp. 900.

Itu kalau kita hanya menghitung RM-nya saja.

Sekarang kita masuk ke komponen kedua, yaitu DL. Hati-hati. komponen ini namanya adalah Direct Labor, alias Biaya tenaga kerja langsung.

Apa yang dimaksud langsung adalah biaya ini naik seiring dengan jumlah produk yang dikerjakan. Istilah akuntansinya adalah variable cost.

Apakah kondisi saat ini masih ada? Ya, masih ada. Perusahaan ini untuk beberapa produk tradisional membayar buruhnya berdasarkan hasil produksi. Namun kondisi ini sudah sangat jarang. Kebanyakan pabrik membayar buruhnya dalam jumlah tetap setiap bulan, terlepas dari jumlah produk yang dihasilkan bulan itu.

Sebetulnya biaya gaji bulanan tidak boleh masuk ke kategori DL karena sudah tidak sesuai lagi dengan prinsipnya. Namun ada banyak accounting manager/business owner yang ngotot untuk memasukkan biaya ini sebagai DL.

Nah, di sini situasi mulai rumit. 

Bila Anda ingin menghitung biaya 'DL' (saya kasih tanda kutip karena ia bukanlah DL yang sesungguhnya) secara tepat, maka Anda harus menggunakan rumus:

Gaji 1 bulan / jumlah produksi di bulan ini

Pertanyaannya adalah: Kapan/bagaimana Anda bisa tahu jumlah produksi bulan ini?

Anda harus tunggu akhir bulan untuk mengetahui persis angka ini bukan? Kalau betul Anda tunggu akhir bulan baru dibebankan ke HPP, berarti Anda ada 2 pilihan:

1. Hitung dulu HPP dengan RM, setelah RM sudah diketahui, baru dibebankan. Konsekuensinya adalah semua barang yang sudah dijual, COGS-nya harus dihitung ulang. Konsep hitung ulang sudah saya jelaskan di sini.
2. Anda catat semua hasil produksi di akhir bulan. Konsekuensinya adalah, bila sebelum akhir bulan FG (Finished goods/barang jadi) tersebut sudah dijual, Anda harus jual dengan posisi stock negatif.

Tidak ada solusi yang enak untuk kedua hal ini. Itu sebabnya muncullah alternatif solusi yang lain, yaitu Standard Cost.

Perhitungan Standard Cost bisa menggunakan 2 cara:

1. Berdasarkan jumlah produksi. Metode ini umumnya digunakan untuk produk yang proses produksinya mirip.
2. Berdasarkan waktu produksi. Metode ini biasanya digunakan untuk produk yang prosesnya beragam sehingga membutuhkan waktu produksi yang berbeda-beda.

Untuk perhitungan standard cost berdasarkan jumlah biasanya digunakan data historikal. Misalkan tahun lalu kapasitas produksinya sebesar 1 juta ton. Maka biaya gaji 1 tahun dibagikan dengan jumlah ini. Didapatilah biaya per ton. Biaya inilah yang akan dibebankan ke setiap ton hasil produksi.

Berbeda dengan metode jumlah, untuk perhitungan berdasarkan waktu kita tidak butuh data historikal. Berdasarkan biaya bulanan yang dibagi per hari dan per jam, didapati cost per jam. Sebagai contoh: 1 bulan gaji adalah 3 juta/orang. Dalam 1 bulan ada = 6 hari x 4 minggu x 7 jam = 168 jam. 

Dengan kata lain, biaya DL dibulatkan menjadi Rp. 18,000/orang/jam.

Setiap FG akan dihitung berapa lama dan berapa orang yang dibutuhkan untuk mengerjakannya. Dikali dengan angka di atas akan didapatkan biaya DL-nya dan langsung dibebankan saat pencatatan produksi.

Metode standard cost ini walaupun lebih baik dibandingkan metode actual, tetap memiliki kelemahan. Metode ini akan menjadi tidak akurat bila jumlah produksi tidak stabil.

Saya pribadi, bila harus memilih, lebih menyarankan untuk menggunakan standard cost berbasis waktu. 

Kembali ke contoh di atas, bila untuk menghasilkan 100 buah A membutuhkan 1 orang selama 2 jam, maka HPP-nya akan menjadi:

(90.000 + 2 jam *18.000/jam)/100 = Rp.1.260/buah

Terakhir: Komponen FOH. FOH adalah biaya-biaya pabrik yang tidak berhubungan langsung dengan produksi. Saya tidak menyarankan Anda untuk membebankan FOH ke dalam HPP Anda demi daya saing. Namun bila Anda tetap ngotot untuk membebankan depresiasi mesin atau bahkan gaji direktur ke dalam HPP, resiko ditanggung sendiri.

Cara pembebannya sama seperti pembebanan 'DL' yang sudah saya jelaskan di atas. Anda bisa pilih cara actual atau standard. Kalau standard cost, Anda bisa pilih mau pakai berdasarkan jumlah atau waktu.

Dengan menjumlahkan semua biaya RM, DL & FOH dan dibagi dengan hasil produksi, Anda akan dapatkan HPP per produk yang Anda hasilkan.

Misal, setelah Anda hitung, FOH per buah adalah Rp. 100. Maka HPP Item A di atas akan menjadi:

1.260 + 100 = Rp.1.360 / buah

Demikian penjelasan saya mengenai cara perhitungan HPP sebuah pabrik. Semoga bisa memberikan Anda gambaran cara menghitung HPP di pabrik Anda.

Ditulis oleh: Mas Agung Sachli (*)

(*) Penulis adalah CEO dari Imamatek, perusahaan di balik FINA Accounting Software. Beliau sudah mengembangkan software akuntansi sejak tahun 1998.

Menghitung Cost Inventory dengan Metode FIFO

Tulisan ini akan menjelaskan mengenai cara perhitungan cost inventory dengan menggunakan metode First In First Out (FIFO).

Sama seperti artikel saya sebelumnya yang menjelaskan mengenai cara perhitungan metode Average, saya akan memulai penjelasan saya dengan memaparkan model perhitungannya. Berbeda dengan model perhitungan Average yang merupakan fungsi waktu, saya menggunakan model balok untuk metode FIFO.

Bayangkan ada 2 buah rak yang disusun paralel atas-bawah. Rak di atas adalah untuk menampung transaksi CD (penjelasan transaksi CD ada di artikel saya tentang average) dan rak di bawah untuk menampung transaksi NCD.

Dua garis horizontal ini bukan merupakan fungsi waktu, tapi merupakan susunan urutan masuknya transaksi.

Sebagai ilustrasi, skenario pertama: Anda beli item A di tanggal 2 Feb sejumlah 10 buah dengan harga masing-masing Rp.1.000.
Model-nya akan menjadi seperti ini:

Karena pembelian adalah transaksi CD, maka kita letakkan di rak atas. Panjang dari balok itu adalah 10 satuan, yaitu sesuai dengan kuantitas barang yang dibeli.

Bila di tanggal 5 Feb, Anda beli lagi Item A sebanyak 8 buah dengan harga masing-masing Rp.1.200, maka Anda tinggal gambar sebuah balok lagi dengan panjang 8 satuan seperti berikut ini:

Posisi balok itu harus ditempatkan persis sesudah balok pertama. Demikian seterusnya untuk transaksi CD yang lain.

Sekarang kita masuk ke transaksi NCD. Bila tanggal 7 Feb Anda jual Item A sebanyak 11 buah, berapa cost-nya? Sebelum kita hitung cost-nya, lebih baik kita gambarkan dulu model-nya seperti ini:

Perhatikan, Balok NCD panjangnya adalah 11 satuan dan sisi kirinya harus sama dengan balok CD pertama. Dari situ kita bisa melihat bahwa 10 panjang pertama akan dapat cost 1.000 dan 1 panjang sisanya akan kena cost 1.200.
Dengan kata lain, HPP dari penjualan item A sebanyak 11 buah adalah Rp. 11.200.

Mudah bukan?

Persoalannya tidak sesederhana itu. Sering kali saya dapati data terlambat masuk. Bayangkan situasinya seperti ini. Beberapa saat setelah transaksi di atas dicatat, baru diketahui ternyata ada 2 transaksi yang ketinggalan di bulan lalu, yaitu:

1. Tanggal 20 Jan ada pembelian Item A sebanyak 3 buah seharga Rp.1.100
2. Tanggal 22 Jan ada penjualan Item A sebanyak 2 buah

Apa yang harus Anda lakukan? Mudah sekali. Anda tinggal menambah 1 balok sepanjang 3 satuan di rak CD dan 1 balok sepanjang 2 satuan di rak NCD.

Gambarnya menjadi sebagai berikut:

Semua balok yang diselip akan bergeser sepanjang balok tersebut. Perhatikan bahwa HPP untuk penjualan di tanggal 7 Feb akan berubah karena posisi baloknya juga berubah.

Proses ini di software dinamakan recalculate.

Bila Anda menggunakan metode FIFO untuk pencatatan inventory Anda dan sering input transaksi tidak sesuai dengan urutan kejadiannya, pastikan software akuntansi Anda bisa melakukan proses recalculate agar perhitungan HPP-nya tetap betul.

Demikian penjelasan saya mengenai cara perhitungan cost inventory dengan metode FIFO. Semoga bermanfaat.

Bagi yang lebih suka menonton video, silakan tonton video di bawah ini:

Ditulis oleh: Mas Agung Sachli (*)

(*) Penulis adalah CEO dari Imamatek, perusahaan di balik FINA Accounting Software. Beliau sudah mengembangkan software akuntansi sejak tahun 1998.