Strategi Cut off Software Akuntansi

Dalam dunia akuntansi  sudah umum dengan kata cut off . Arti  cut off  secara sederhana dalam akuntansi adalah pisah batas yang diartikan sebagai pengakuan beban atau pendapatan yang harus diakui pada akhir periode pelaporan. Sedangkan arti cut off  di dalam dunia software akuntansi adalah proses memindahkan data lama  atau dari software lama ke database baru  atau software baru sehingga pengguna software akuntansi bisa melanjutkan transaksi di database baru tersebut.  

Fungsi cut off  antara lain:  Memindahkan nilai dari saldo - saldo akhir dari setiap akun - akun neraca menjadi saldo awal untuk bulan  atau tahun berikutnya. Memperkecil database supaya sistem atau software akuntansi  dapat bekerja lebih cepat dan optimal. Memperbaiki  data - data atau saldo yang tidak balance menjadi balance.

Bapak Dadi Mulyadi selaku Project Koordinator Imamatek mengungkapkan kerugian cut off adalah history untuk laporan yang sebelumnya atau tanggal dibawah cut off tidak ada pada database baru. PO atau SO outstanding harus diinput ulang. 

Pertimbangan apa saja yang harus dilakukan untuk memutuskan mau cut off  ? Data sudah tidak sesuai dengan real-nya, contoh: stock banyak yang minus. Kapasitas datebasenya yang sudah lumayan besar yang menyebabkan pemakain software accounting menjadi lambat. Ganti sistem.

Kenapa cut off  harus dipersiapkan dengan baik ? menurut Bapak Romadu Malau selaku ITS Imamatek karena jika cut off  tidak dipersiapkan dengan baik akan menyebabkan saldo - saldo neraca (AR, AP, aset, hutang lancar, hutang jangka panjang, dan cash bank) tidak balance. Neraca tidak balance. Laporan keuangan tidak akurat.

Hal – hal penting yang harus dilakukan  untuk persiapan  cut off  adalah

• Siapkan  master  data (item, vendor, customer )
• Siapkan saldo  akun - akun neraca seperti AR, AP, stok inventory, aset, hutang lancar, hutang jangka panjang, cash bank  per tanggal 31 desember 2016 dijadikan saldo awal untuk januari 2017
• Format data  yang  yang harus disiapkan adalah Sediakan master data pelanggan dan pemasok. Saldo AR outstanding. Saldo AP outstanding. Saldo stock. Master item. Sediakan saldo neraca per tanggal cut off

Langkah – langkah cut off :

• Create database baru
• Import data master ke database baru
• Import semua saldo neraca  AR, AP, cash bank, hutang lain – lain, piutang lain – lain, ke database baru
• Bandingkan dan samakan hasil saldo neraca didatabase baru dengan yang lama
• Check posisi aktiva dan pasiva pada neraca, jika sudah balance berarti proses cut off  sudah berhasil

Tindakan yang harus dilakukan setelah cut off  berhasil :

•  Melakukan penginputan data setelah tanggal cut off  jika ada transaksi

•   Closing bulanan

Demikian artikel dari kami semoga bermanfaat dan silakan share jika ada yang membutuhkan.

Ditulis oleh Siti Nurkholidah (*) IMAMATEK